Lexique de la GED
 
API (Application Programming Interface)
Spécification d’interface de développement pour la réalisation d’applications informatiques. Librairie de fonctions logicielles.

Archivage électronique 
Application fondatrice de la GED. Applications de conversion et stockage de données et documents sous forme électronique.

Bitmap
Terme informatique utilisé pour désigner la représentation interne sous forme de points d’une image.

Business Intelligence
Applications utilisatrices de la GED.
Ensemble des techniques d’organisation et statistiques, et des outils de  travail pour la gestion des informations
et documents stratégiques notamment sous forme électronique; généralement utilisés pour la veille technologique.
 
CM
(Content Management) - Voir aussi : ECM.

CMA 
(Content On Mobile Appliances).
Gestion de contenu pour périphériques mobiles.

CMC7
(caractères magnétique codé à 7 éléments)
Norme AFNOR de représentation de caractères (64 possibilités). Utilisé principalement sur les chèques bancaires.

Compression
Action de codage d’une information visant à réduire le volume de l’information à stocker.
Voir aussi : GROUPE 3/4, DECOMPRESSION, JPEG.

Conservation 
Archivage physique et électronique en vue d’une conservation des informations et documents sur le long termes soit dans un but patrimonial, soit dans un but légal.
Voir aussi : Archivage électronique, Records Management

DATA MINING 
Ensemble de techniques et méthodes statistique d’analyse d’information en vue d’assister à la compréhension de situation et de prendre de meilleures décisions.
Voir aussi : Data Warehouse, Document Warehouse

DATA WAREHOUSE 
(Entrepôt de données).
Partie du système d’information visant la mise à disposition en ligne de toutes les données de l’entreprise.

Conservation 
Archivage physique et électronique en vue d’une conservation des informations et documents sur le long termes soit dans un but patrimonial, soit dans un but légal.
Voir aussi : Archivage électronique, Records Management

DATA MINING 
Ensemble de techniques et méthodes statistique d’analyse d’information en vue d’assister à la compréhension de situation et de prendre de meilleures décisions.
Voir aussi : Data Warehouse, Document Warehouse

DATA WAREHOUSE 
(Entrepôt de données).
Partie du système d’information visant la mise à disposition en ligne de toutes les données de l’entreprise.

Document Warehouse
(Entrepôt de données et documents).
Application fondatrice de la GED
Partie du système d’information visant la mise à disposition en ligne de toutes les données et de tous les documents de l’entreprise.
Voir aussi : Data Warehouse.

ECM
(Entreprise Content Management)
La Gestion de Contenu d’Entreprise couvre les aspects création, acquisition, mise à disposition, et gestion de l’information dans l’entreprise. La Gestion de contenu est la colle entre entre les applications orientés vers l’environnement extérieur à l’entreprise (Application Front-end: Gestion de la Relation Client, Vente Automatisée,...) et celles qui sont internes à l’entreprise (Application Back-end: Progiciel de Gestion intégré, Traitement des commandes,...).

ECommerce
Applications utilisatrices de la GED.
Ensemble des techniques (organisation, logiciels, gestion de données et documents) pour le commerce électronique, notamment sur le Web.

EDM
(Electronic Document Management)
Terme américain synonyme de GED, GED, DIP.

EIDE
(Echange d’Informations et de Documents Electroniques / Electronic Information and Document Exchange)
Recommandation APROGED pour l’échange de documents électroniques inter-systèmes d’informations.
Endosseur
Dispositif permettant d’apposer un endos sur le dos d’un document papier après numérisation.

Externalisation
Action consistant à confier à un prestataire de services des opérations habituellement conduite par l’entreprise.
Voir aussi : TCP/IP, Ethernet

Extranet
Internet partagé entre une organisation et ses partenaires externes. - Voir aussi : Internet, Intranet 

FAI 
Fournisseur d’Accès à Internet. - Voir aussi : ISP

Formulaire électronique
Par analogie au formulaire papier, le formulaire électronique permet de représenter un document dans un format donné, avec un certain nombre de zones à remplir. Les données pour remplir ces zones peuvent être soit saisies directement par l’utilisateur, soit extraites à partir d’une base de données.
Voir aussi : OMR, IMR, OCR, LAD

GED
(Gestion Electronique de Documents)
Application fondatrice de la GED
Terme américain synonyme de EDM, DIP, GED.

GED ® : Gestion Electronique d’information et de Documents Existants
Terme déposé par APROGED.
Signifie: Gestion Electronique d’information et de Documents Existants
Signifie: Gestion Electronique d’information et de Documents pour l’Entreprise
Signifie: Gestion Electronique d’information et de Documents pour l’eBusiness

Gestion de la connaissance
Applications utilisatrices de la GED
Ensemble des techniques d’organisation et d’outils de  travail collaboratif pour la gestion des informations et documents sous forme électronique. - Voir aussi : KM.

Groupe 3 / Groupe 4
Le CCITT a émis les avis T4 et T6 définissant respectivement les standards de compression d’images monochromes Groupe 3 et Groupe 4. Ces normes sont utilisées par les télécopieurs.

GroupWare
Mode et outils de travail privilégiant le partage de l’information entre les membres d’un groupe. On peut recenser comme exemples d’applications le partage de fichiers, l’utilisation de messageries, les agendas électroniques, les outils d’audioconférence ou de vidéoconférence, la gestion de forums, la mise à disposition de bases de données partagées...

HTML
(Hyper Text markup language)
Langage de description de pages hypertexte permettant de définir les pages de données d’un serveur WEB accessibles à travers le réseau Internet. Ces pages peuvent contenir du texte, des objets graphiques, du son, et des liens vers d’autres pages HTML ou d’autres serveurs WEB.
Voir aussi : World Wide Web, Mosaïc.

HTTP
(Hyper-Text Transfer Protocol).
Protocole du Web pour mettre en relation les URL du Web. - Voir aussi : URL 

IA  (Indexation automatique)
Application fondatrice de la GED.
Application de conversion automatique de papier en images avec reconnaissance automatique d’informations en vue de remplir les critères (champs de données) d’identification des documents numérisés.
(Intelligence artificielle).
Application utilisatrice de la GED.
Les techniques d’Intelligence artificielle sont utilisées pour notamment reconnaître des informations, classifier automatiquement des documents, analyser des phrases en langage naturel,...

Image scannée
Synonyme d’image numérisée.

Image numérisée
Copie électronique d’un document. L’image numérisée d’un document est généralement obtenue à l’aide d’un scanner ou numériseur.

Image vectorielle
Image représentée par des vecteurs. Offre la possibilité d’être retravaillée. Fréquemment utilisée pour les plans et le dessin assisté par ordinateur.

Imaging
Terme anglais pour GED.
Voir aussi : GED, GED.

IMR
(Intelligent Mark Recognition).
Application de conversion d’image en information par reconnaissance de marques (case, croix, code barre,...)
Voir aussi : OCR, OMR, LAD.

Information structurée 
Information généralement stockée en base de données et utilisée lors d’échanges entre entreprises, lors de la création de documents non structurés (Courriers, télécopies,...), lors de la création de documents structurés, etc...
Voir aussi : B2B, SGML, XML.

Information non structurée 
Information généralement non stockable en base de données et faisant appel à la GED pour sa gestion. Il est d’usage de considérer que les informations non structurées représentent plus de 80% des informations gérées dans une entreprise et que les entreprises qui ne géreront pas ces informations non structurées à court-termes seront rapidement conduite à des difficultés.
L’information non structurée est généralement soumise à des processus de conversion permettent une indexation en texte intégral. - Voir aussi : OCR, texte intégral.

Intégrateur
Fournisseur de solutions construites à partir de matériels et de logiciels, voire de briques à valeur ajoutée. L’intégrateur peut conduire le projet de son analyse à la formation des utilisateurs.
Voir aussi : VAR

Intranet
Internet local à une organisation.
Voir aussi : WEB, Internet, HTML

ISV
(Independant software Vendor).
Editeur de logiciels dans un segment de marché pour une application métier.
Voir aussi : VAR

JPEG : Joint Photographic Expert Group
(Joint Photographic Expert Group)
Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour les images numériques à niveaux de gris et couleur.

KM 
(Knowledge Management - Gestion de la Connaissance)
Application utilisatrice de la GED - Voir : Gestion de la connaissance.

LAD 
(Lecture Automatique de documents - Form Recognition)
Application fondatrice de la GED
Application de conversion des formulaires papier en données caractères et images.
Les applications de LAD reconnaissent les marques, les caractères imprimées, les caractères manuscrits pré-casés, les caractères manuscrits en caractères d’imprimerie, les mots manuscrits. Les difficultés sont encore importantes pour le texte libre. - Voir aussi : OMR, IMR, ICR, OCR

Logiciel
Mot inventé en 1970 par Philippe Renard, président de la Commission nationale pour la terminologie et les néologisme de l’Informatique.

MPEG
(Motion Photographic Expert Group)
Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour les images animées numériques.

NAS
Network Attached Storage.
Système de stockage connecté sur réseau pour la mise en ligne de gros volumes d’informations. - Voir aussi : SAN.

Niveau de gris
Caractéristique de la finesse de codification par un scanner de chaque point d’une image numérisée ; par exemple 256 niveaux de gris signifie que chaque point sera codé sur un octet et pourra prendre 256 valeurs possibles traduisant le caractère plus ou moins clair ou foncé.

Norme
Document présentant une pratique ou une technique, rédigé par un groupe de travail au sein d’une instance officielle nationale ou internationale, et approuvé par le vote de spécialistes appartenant ou pas au groupe de travail.
A titre d’exemple le contenu du document référencé: NF Z42-013, a été rédigé par un groupe de travail de l’AFNOR puis approuvé par un vote large qui lui a donné le statut de norme. - Voir aussi : Standard 

Numériseur
Synonyme de scanner.

OCR
(Optical Character Recognition - Reconnaissance de Caractères)
Logiciel de reconnaissance de caractères permettant la traduction de groupes de points d’une image numérisée en caractères (avec l’enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques.
Voir aussi :  IMR, ICR, LAD

OCRA et OCRB
Polices de caractères normalisées pour faciliter leur interprétation par lecture optique. Les logiciels OCR ont levé la contrainte d’utilisation de ces polices pour les traitements automatiques.

OCX
Objet COM Microsoft ActiveX.

ODBC
(Open database Connectivity)
Spécification reconnue pour l’échange d’informations entre applications et base de données relationnelles, mettant en oeuvre le langage SQL. - Voir aussi : SQL

OLE : Object Linking and Embedding
Technique d’échange et d’intégration de données et d’applications sous Windows.

OMR
(Optical Mark Recognition).
Technique mise en oeuvre par les périphériques spécialisés de reconnaissance de marques par capteurs optiques. Encore très utilisés, les lecteurs optiques de marques sont extrêmement rapides en acquisition de données mais ne permettent pas la lecture de caractères imprimés ou pré-casés.
Voir aussi : IMR, LAD, OCR

ONE TO ONE 
(Face à Face).
La GED contribue à une meilleure relation entre l’entreprise et ses clients pour autant le document électronique doit pouvoir être personnalisé pour une meilleur relation personnalisée dite relation ‘One To One’ avec la clientèle.
  
Pixel
Synonyme de point pour une image monochrome. Un pixel correspond à une valeur numérique pour une image à niveaux de gris.

Portail
Application utilisatrice de la GED
Application généralement sur le Web permettant l’accès aux différentes applications et sources d’informations en relation avec un thème ou une activité.
Pour l’accès aux sources d’informations et applications d’une entreprise, on parlera de portail d’Entreprise.

PGI
(Progiciel de +Gestion intégré)
Application utilisatrice de la GED
Application paramétrable pour l’informatisation des activités internes (Back-end) de l’entreprise.   - Voir aussi  : ERP.

Qualité 
Applications utilisatrises de la GED.
Distribution et Gestion des documents Qualité constituent des applications de GED permettant une plus grande disponibilité des documents.

RAID
Dispositif de stockage périphérique sécurisé fonctionnant sur le principe de la répartition des informations sur plusieurs supports. Plusieurs niveaux (1 à 5) différencient ces dispositifs selon le niveau de sécurité recherché.

RASTER
Synonyme de Bitmap.

Records Management 
Applications utilisatrices de la GED
Ensemble des techniques d’organisation et d’outils de  pour l’archivage et la conservation des informations et documents sous forme électronique et sous forme d’original.

SAN
Storage Area Network.
Le SAN permet de collecter sur réseau des données issues d’environnements hétérogènes. - Voir aussi : NAS.

Scanner
Périphérique d’acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d’images numérisées.

Scanning center
Centre de numérisation, permettant de traiter de gros volumes de documents à transformer sous forme d’image numérisée. Les images sont de plus en plus souvent restituées sur CD-ROM.
Ces centres sont généralement capables de numériser plusieurs dizaines de milliers de pages par jour.

Schéma
Langage XML pour la description de la structure de documents XML - Voir aussi : XML, XSL/XSLT

SCM
(Supply Chain Magement)
Applications utilisatrices de la GED.
Gestion de la chaîne logistique.
 
SGBD
(Système de Gestion de base de données).
Les systèmes de gestion de base de données ont été utilisés au début de la GED faute de technologies disponibles. Ils sont généralement maintenant remplacés par des moteurs texte intégral pour autoriser l’accès aux informations et documents par le contenu.

SGBDR
(Système de Gestion de base de données Relationnelle).

SGBD fondé sur un modèle relationnel. Les données sont rangées dans des tables indépendantes dont les vues utilisateurs sont exprimées par des relations entres les données des tables.
Voir aussi : SGBD

SGML
(Standard Generalized Markup Language)
Norme internationale définissant une représentation de marquage de texte appelée balise, en vue de faciliter l’échange de documents textuels structurés.

SQL
(Standard Query Language).
Langage de requête pour base de données - Voir aussi : SGBD.

Standard
Un standard est un document qui relate une pratique ou une technique, qui est rédigé par un groupe de travail et référencé par un organisme indépendant. Un standard est différent d’une norme, sans avoir moins de force pour autant, en ce qu’il n’est pas nécessairement approuvé par un organisme de normalisation.
A titre d’exemple, XML 1.0 est un standard approuvé par le W3C. - Voir aussi : Norme 

TAL
(Traitement automatique du langage naturel)
Technologie fondatrice de la GED - Voir aussi : Langage naturel

Texte intégral
Technique d’indexation de documents de nature textuelle (fichiers bureautiques) ou de champs textes de base de données, où chaque mot composant le texte est en index pour servir de clé de recherche lors d’une interrogation. On associe généralement un dictionnaire de mots vides, ceux-ci étant des mots qui ne seront jamais indexés car apparaissant de manière trop systématique dans les textes, et donc ne présentant pas de pertinance lors de l’interrogation (les prépositions, les pronoms, etc...).
Lors d’une interrogation, les mots utilisés comme clés de recherche peuvent en général être combinés entre eux par des opérateurs logique de recherche tels que le «ET», le «OU» et le «SAUF», des opérateurs de proximité entre mots (permettant par exemple de rechercher deux mots appartenant à la même phrase), et des opérateurs de troncatures (permettant de rechercher des parties de mots).
Thésaurus : dictionnaire organisé
Liste de termes adaptée à un domaine documentaire donné, organisée par affinité sémantique et complétée de liens de relations.

TIFF : Tagged Image File Format
Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d’images numérisées (recommandé par APROGED).

TOOLKIT
Boîte à outils logiciels constitués de fonctions de base. - Voir aussi : API.

VAR 
(Value Added Reseller).
Revendeur à valeur ajoutée sur des offres de matériels. Un VAR vend généralement un matériel avec la solution logicielle sont il est l’éditeur. - Voir aussi : ISV, Intégrateur

Vecteur
Représentation élémentaire d’un graphique non par un ensemble de points mais par une formule mathématique.

WAP 
(Wireless Application Protocol).
Protocole applicatif utilisé par les équipements sans fil et popularisé par les téléphone mobile à écran permettant l’affichage de pages de données XML; formulées justement selon le standard WAP.

WCM
(Web Content Management)
Gestion de contenu pour les applications Web - Voir aussi : ECM

WorkFlow
Système d’ordonnancement des flux de travaux dans une organisation. A la base du WorkFlow, il y a une modélisation des fonctions et procédures de l’entreprise.
La plupart des solutions de WorkFlow prennent en charge la régulation des flux de travaux en prenant en compte des notions de synchro, de temps d’exécution et des alertes.

WORM
(Write Only Read Many)
Voir :   DON WORM.

WORM ablatif
WORM pour lequel l’écriture se fait en déformant physiquement le support.
Faux WORM ou Pseudo Worm ou WORM CCW
Disque optique dont la protection contre une nouvelle écriture est réalisée par le logiciel.
Vrai WORM
Autre nom du WORM ablatif.

XML
(eXtensible Markup Language).
Métalangage pour l’échange et la structuration de contenu. - Voir aussi : SGML, XSL.

Zéro papier
Mythe de la fin des années 80 dont il convient de rappeler qu’il a donné naissance à GED.
 

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